En una tormenta no basta con saber que se está en peligro, es necesario tener la toda información disponible con la mayor precisión posible. Determinar su situación exacta es crítico.

Para saber por dónde ir hay que conocer dónde se está y a qué se enfrenta.

Y por exacta, pretendemos que sea eso exacta. No le vale con ser aproximada, nada menos que tan exacta como sea posible.

Visualícelo: Se encuentra a los mandos de un avión durante una tormenta. ¿Le vale conocer más o menos la situación o quiere toda la información posible tan exacta como sea posible? Usted está a los mandos de su empresa, sea un autónomo que trabaja individualmente o una PyME de 80 empleados. Es evidente que hay una tormenta ante sus ojos (crisis) y que hay peligros obvios como montañas, viento, lluvia, rayos... (impagos, contratos incumplidos, nóminas, proveedores, clientes, etc.) Usted lo sabe, pero ¿los conoce al detalle y en tiempo real?

Para eso sirven los Puntos Críticos de Control (PCC), el Cuadro de Mando (CM) y diversos análisis que se entrelazan y retroalimentan. Por lo tanto, para conocer nuestra situación es necesario:

1. INICIO
2. Plantearse la pregunta fundamental: ¿Tengo información suficiente, confiable y oportuna? Para ser útil debe cumplir las tres condiciones y sólo hay dos posibilidades en cada caso (información): SI - NO.
3. NO: Es indispensable identificar las causas de las carencias, deficiencias o falta de oportunidad de la información, solucionando de forma inmediata y permanente todo lo que sea posible, y para lo que no es posible tomar las decisiones oportunas. Las carencias que no se pueden resolver de forma inmediata se tiene que (4)
4. Generar un plan para subsanar en el menor tiempo posible y de forma definitiva las carencias de información. Hecho esto y conforme se va ejecutando el plan, se replantea la pregunta (2)
5. SI: Confeccionar o modificar DAFO, según el caso. Hecho esto, se debe preguntar nuevamente hasta que el DAFO sea un reflejo fiel de la situación
6. ¿Tengo información suficiente, confiable y oportuna? Para ser útil debe cumplir las tres condiciones y sólo hay dos posibilidades en cada caso (información): SI - NO.
7. NO: Pasar al (3)
8. SI: Llevar a cabo un análisis CAME, que tiene que cumplir con su cometido para (9)
9. identificar los Puntos Críticos de Control (PCC) necesarios con los parámetros óptimos que permitan confeccionar / modificar un Cuadro de Mando (CM)
10. Hay que asegurarse que la información con que se confeccionaron los puntos (9) y (10) es suficiente, confiable y oportuna.
11. Si la información cumple con el punto 3 se pasa al punto es necesario pasar al punto 6.
12. NO: Pasar a (3)
13. SI: Generar los documentos Puntos Críticos de Control (PCC) y Cuadro de Mando (CM).
14. FIN

Interpretación básica de los diagramas de flujo.

Datos: son sólo eso: datos en bruto.

Información: datos seleccionados, clasificados y procesados oportunamente que sirven para un fin determinado. No confundir datos con información.

Carencia de información: Toda información que falta, es inexacta, incompleta o no se dispone de ella oportunamente. Oportunidad significa que esté a tiempo cuando se necesita.

Puntos Críticos de Control (PCC): Elementos cruciales que deben mantenerse en determinados valores, con características y tolerancias específicas. Tener perfectamente identificados los PCC permite en el mínimo de tiempo y con el mínimo de recursos posible, al menos conocer la proximidad de un peligro grave con el mayor margen de maniobra posible. Regresamos a la analogía del avión: hay muchas variables que conocer, pero entre las más críticas están la velocidad (para saber que no forzamos motores pero que no nos detenemos y caemos), la altura (para saber que estamos lejos del principal obstáculo: el suelo / montañas) y la dirección en que se viaja (para saber que nos acercamos al destino y no al contrario). Por supuesto que hay más datos importantes, pero sin estos tres es imposible el éxito.

Cuadro de Mando (CM): Resumen del estado en el que se encuentran los PCC indicando de forma clara aquellos que están fuera del rango óptimo. Es como el cuadro de instrumentos de avión, que al mirarlo está en calma y con luces verdes o azules, proporciona datos y nos dice que todo está bien y podemos sentirnos tranquilos... pero si hay luces amarillas o rojas hay que atender la situación a la brevedad.

DAFO: Análisis de Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades. También es conocido como FODA o SWOT. Si las identificamos y clasificamos adecuadamente estaremos conscientes de estas variables y podremos saber dónde enfocarnos con mayor efectividad.

CAME: Análisis de estrategias para Corregir debilidades, Afrontar amenazas, Mantener fortalezas y Explotar oportunidades. Este enfoque, aunque básico y poco difundido, es de gran utilidad y en el procedo indicado será desarrollado con mayor detalle.

Amenazas. Hay que estar conscientes de que son exteriores y no podemos eliminarlas, no está en nuestra mano. En el mejor de los casos podremos neutralizarlas en alguna medida.

Oportunidades. También son de origen exterior y difícilmente podemos crearlas, hay quien cree que se puede y quien no, lo que podemos es aprovecharlas desarrollando ciertas capacidades o disponiendo de determinados recursos.

Fortalezas. Son internas y depende de nosotros desarrollarlas y mantenerlas. Nos permiten sobrevivir en la adversidad y sacar el máximo beneficio de las oportunidades.

Debilidades. Se pueden corregir e incluso convertirlas en fortalezas, pero en el corto plazo hay que apuntalar la situación para subsanarlas lo antes posible.